在这个博客中，你可以得到关于微软365实现项目获得成功的答案.
如果你的组织正在经历巨大的变革, 要完成一个像微软365这样的程序并被很好地采用是很困难的.
在开始之前，确保现在是介绍的合适时间 微软365 它支持您当前的关键业务目标. 然后, 确保你的领导理解帮助这个新层次的参与取得成功的重要性，并且他们愿意支持你的努力.
来帮助你进行最初的对话, 我们将回答一些关于部署的常见问题, 成本, 测量采用成功, 保持动力, 以及你的组织是否能单独完成.
常见问题1:我们如何准备部署微软365?
对于许多员工来说，微软365将是一个巨大的改变. 它为更大的合作和创新提供了可能性. 然而, 协作和创新需要更适应共享的工作环境, 文档“在云中”等等.
作为一个结果, 不要低估变化对员工的影响——尤其是当你的微软365部署正在发生其他重大的组织变化时. 变化疲劳是真实存在的，而且还在增长. 让员工为更多的变化做好准备, 尽早沟通变更的原因和它将带来什么, 经常使用多种媒介. 面向全球用户社区, 制定沟通和培训计划，为翻译提供充足的时间.
为了进一步确保团队准备就绪，可以分阶段进行迁移. 立即开始计划支持组织的变更. 您的更改应该预见到早期阶段的过度护理模型，从而通过您现有的支持渠道提供额外的帮助, 比如IT帮助台. 在部署的每个新阶段之前，您的组织更改还应该包括针对中央和本地支持团队的支持团队培训.
FAQ #2:部署微软365时如何降低风险?
远程工作, 混合工作和个人设备的普及创造了一个员工可以自由在任何地方做生意的世界. 然而, 这种新的工作方式将我们曾经的私人企业网络扩展到家庭，对IT安全和企业合规构成了巨大的压力, 咖啡店, 库, 公园和更多. 结果? 强调您支持防火墙外部安全访问的能力.
保护您的数据, 你必须保护你的电子邮件, 文件, 公司和个人设备上的信息和会议. 保险业等受到高度监管的行业, 医疗保健, 能源和公用事业将对他们的系统有额外的要求.
我们建议为部署和采用微软365功能来保护身份创建一个路线图, 设备, data, 和应用程序. 这样做需要了解你的:
- 安全状况
- 业务需求和要求
- 许可
- 当前IT状态和成熟度级别
- 所有安全和合规要求.
根据主要成果、建议和下一步步骤制定联合行动计划.
在Centric，我们开发了一个零信任框架，以保护您、您的系统和您的数据. 它提供了:
- 身份 为您的数字财产提供强大的身份验证
- 端点 提供对访问网络的设备的可见性
- 控制 应用程序的实时分析和监控，以减少影子IT
- 评价 信息治理和跨云数据信息保护的当前状态.
常见问题3:我们如何控制成本?
微软365是一个全面的平台，几乎涉及组织的每一个部分. 作为一个结果, 你对微软365的投资已经包含了在我们这个新的协作世界中取得成功所需的大部分工具.
因此，管理成本从了解微软365许可中包含的内容开始. 然后，您可以评估当前的软件，以确定哪些软件可以在完全实现微软 356之后予以淘汰. 例如，你可能会发现有些人使用 微软团队 而其他人仍在使用Zoom或其他平台. 合并到团队中不仅可以减少安全风险，避免混乱，还可以避免为重复的服务付费.
显然，您不希望一夜之间关闭所有现有的应用程序. 我们建议构建一个路线图，列出何时迁移文档以及何时发生转换. 正如在整个迁移过程中一样，这个过程的所有阶段的交流都是必不可少的.
接下来，您需要评估您的组织对变化的容忍度. 这使您能够更好地定位您在培训方面的投资，并更好地定位您将需要进行的变更管理活动.
这也是一个开始思考的好时机 团队为平台，而不仅仅是一个日历或会议工具. 微软已经改变了其外部应用的政策, 允许您将Salesforce等业务要素集成到Teams中. 这允许团队成员花更多的时间在团队和 从你的微软投资中获得更多的价值.
常见问题4:如何保持势头?
一旦你成功地建立了一个包含微软365的协作工作环境，包括它的转型协作平台, 微软团队——继续对其工具的使用进行建模，以确保您在组织的文化思维模式中保持必要的转变. 文化不会在一夜之间改变, 所以你需要想清楚你30岁的可持续发展计划, 60, 90天零1年.
因为微软一直在改进和增加功能, 实施和采用是永无止境的. 成功需要与采用者进行持续的沟通，以确保改变的坚持和用户随着工具的发展而发展. 执行以下计划，以支持您的团队保持持续合作和有效使用微软365所需的动力:
用户支持计划
- 除了部署前的培训之外, 向您的帮助台和其他团队提供他们需要的知识和资源，以处理正在进行的问题的数量和范围.
- 明确用户——尤其是新员工——将如何知道去哪里寻求支持.
- 对于新用户，要了解他们使用微软365的基本经验和技能水平.
- 将有经验的合作者嵌入到由新手和新手组成的团队中. 有经验的合作者可以帮助用户理解他们需要的新技能和工具, 以及合作的重要性.
- 不要认为新用户会自己解决问题.
采用变更管理计划
- 即使在部署之后，也要确定如何向用户传达新信息(专业提示:永远不能过度沟通!)
- 制定一个吸引领导和新团队成员的策略, 包括定期检查点和更新沟通. 领导者必须使用微软365作为协作活动的唯一工具集合. 他们的支持是持续成功推动协作和使用微软365工具的关键组成部分. 复习防止倒退.
- 决定你将如何进行培训. 在线? 面对面? 这两个?
- 列出一些具体的活动来延续这种势头.
- 继续分享微软的365次成功，包括大大小小的胜利.
安全意识计划
- 编写尽可能多地驱动用户使用微软365平台的策略. 你的团队成员可能在任何地方，但你的数据不应该在任何地方.
- 持续监控新的安全风险和漏洞, 并安排团队立即解决这些问题.
常见问题5:我们如何衡量我们的成功?
变更管理 经常被认为是不可测量的吗. 大多数组织都会衡量基础, 如培训课程的数量和培训的人员, 但这并不能真正告诉我们改变努力是否成功. 那么，组织如何衡量采用的成功呢?
度量采用是理解什么是有效的和无效的关键. 因为微软365是战略性的, 在您的组织中进行潜在的转型投资，而不是一次性的技术实现项目, 你需要进行调整，以确保采用是自然的, 及时. 首先，要建立可靠的指标，为你指明正确的方向.
一般, 度量分为两个领域:参与度和我们所知道的暗示采用的活动，以及由于增加采用而产生的性能度量.
第一组衡量指标包括领导使用工具、员工敬业度以及培训和培训后的成功. 测量这些活动可以告诉我们用户是否参与其中，方法是否有效. 这些测量提供了成功或失败的早期迹象.
第二种方法包括记录和分析运营成本的变化, 生产力, 帮助台体积, 分享Point 使用、员工满意度、项目成本和项目花费的时间. 尽管其中大多数都是滞后指标, 它们可以在决定是否纠正您的方法以推动采用方面发挥作用——或者它们可以指向成功.
微软提供了使用报告，可以深入了解在您的组织中采用的情况. 例如，就Teams而言，全局管理员可以查看 团队分析和报告 该文件记录了活跃用户和渠道的总数, 他们从事的活动类型, 他们用来访问团队的设备等等. 在更广泛的层面上， 微软365使用分析,由 权力BI，通过一个预先构建的仪表盘，以及过去12个月的跨产品视图交付. 权力BI还提供预构建的报告，提供更具体的数据和见解.
微软在365套件中提供了其他更细粒度的分析 活跃的用户报告. 它们可以告诉你用户是如何与OneDrive文件交互的, 在微软365中有邮箱活动的群组成员等等.
然而，这些工具是正式的和被动的. 你也可以通过建立“了解团队”渠道和收集用户反馈来收集非正式和主动的数据. 以外的团队, 员工调查, 开放的反馈, 小组讨论和帮助台, 用户最常问的问题是微软365的推广情况如何，以及如何改进它.
Prosci方法论提供了一种从数据中提取更多价值的方法. 首先定义成功对你来说意味着什么. 然后，您可以根据使用该平台的团队成员的数量或每次会话的时长等指标确定ROI，并传达数据在您的组织中所代表的价值.
FAQ #6:我们能独立完成吗?
你可能认为我们的回答是“不”，你需要我们来做这件事. 虽然我们相信我们的经验在采用的速度和可持续性方面增加了重要的价值, 如果你有一个强大的内部变革管理团队, 他们可以用正确的方法做到这一点.
然而, 微软365, 不要低估改变人们的心态所需要的东西. 不要自然而然地期望你的项目经理或业务联络人拥有解决这项工作的知识和经验. 你需要专门的改变资源来做好这件事. 否则, 你将无法有效地实现微软365，并最终在大量工作和花费之后回到绘图板上.
许多公司都指望 微软365的快速通道，它提供了关于变更管理的指导，以帮助进行迁移. 然而, FastTrack的材料主要针对工具本身，并没有充分强调采用具体的合作行为来支持您的目标.
加速采用并确保其可持续性的最佳方法包括理解用户行为，例如是什么激励了他们，并带头采取必要的正确组合行动，以确保发生变化. 因为人类行为是收养的核心, 重要的是要理解是什么驱动了阻力, 在需要的时候,, 如何超越它. 这需要有经验丰富的变更管理团队的协助.
你需要一个能与领导合作的伙伴, 了解组织, 支持合作和员工敬业. 有时候，外部合作伙伴可能比内部资源更成功，因为他们可以指出行业最佳实践和其他组织如何采用微软365的例子. 也, 一个经验丰富的微软365变更管理团队可以更快、更成功地实施变更，因为他们以前做过这样的事情——并且知道什么有效，什么无效.
您的合作伙伴还应该能够提供持续的支持或托管服务, 不仅仅是帮助实现. 在大流行紧急情况下，一些公司帮助一些公司推出了微软团队(微软团队)等工具，但没有首先做好治理或安全工作，然后就离开了. 他们面临的不仅是困惑, 安全风险和更高的成本, 还包括IT团队，他们忙于提供支持和跟上变化. 组织现在需要恢复秩序，才能进入下一个使用Teams作为平台的级别.
结论
微软365对于您的组织来说是一个非常棒的工具, 但你必须愿意提前投入所需的时间来评估你的现状, 在您根据自己的能力和业务需求实现了工具之后，保持这种势头, 为你的团队提供持续的支持. 这样做可以让你最大限度地利用微软365的投资，并为你想要成长的地方做好准备.
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