我们将讨论使用IT供应商管理策略来简化流程的重要性, 提高效率, 控制成本, 减少IT固有的风险.
虽然有许多IT任务可以保留在内部, 也会有一些由第三方更好地处理的功能——是否因为它的复杂性, 安全问题, 或另一个原因. IT供应商管理策略可以帮助您与供应商合作，从而使您的公司受益.
其核心, 供应商管理是公司管理帮助执行许多IT活动的外部业务伙伴的过程. 公司使用的供应商类型将取决于该组织的性质和具体需求.
不管你的公司依赖的供应商有多少, 创建一个健壮的, 战略性的IT供应商管理计划确保您的公司将得到最好的服务, 降低所提供产品和服务的风险和定价. 这也将有助于提高利润，有效管理成本和交付客户的质量目标.
概述IT供应商管理策略
虽然这不是一个简单的任务, 为选择创建一个过程, 您公司的IT供应商的入职和持续管理将是非常值得的长期效率创造.
获得It部门成员的支持是很重要的, 外部部门, 人力资源和管理，为您的IT供应商管理指南奠定基础, 当你需要引进外部资源时，这些将是你的指导. 询问关于需求的输入，以确保您满足组织的需求，并且不会错过任何可能危及过程的东西.
第一步:确定公司的需求和支出
在你选择供应商之前，评估一下你可以在内部做什么，哪些外包会更好. 是否因为你缺乏内部能力, 没有时间投入到特定的任务中, 或者只是周期性地需要帮助, 供应商可以帮助填补短期或长期的空白.
据Gartner8 .在美国，技术支出预计将增加.2021年将比2020年增长6%，预计总额为4美元.2万亿年. IT花费的很大一部分是在提供产品或服务的供应商身上, 包括管理服务, 云计算服务, 软件和硬件. 供应商可能包括那些提供:
- 电信，如移动电话或局域网(LAN)
- 软件维护，包括微软、甲骨文和其他程序的许可费用
- 网络和帮助台服务
- 云和托管服务
- 合同软件编程
- 社交媒体服务
- 设备租赁.
根据Ziff Davis 's香料店的说法， 2022年信息技术状况 报告, 北美和欧洲53%的企业预计科技支出将同比增长，35%的企业预计将保持不变. 这些企业计划在2022年增加科技支出, IT预算预计将增长26%(北美为31%. 欧洲平均为21%).”
步骤2:选择供应商
您的IT供应商管理策略的下一步是寻找一个您信任的、能够理解您公司的目标和目标并能够帮助您达到确定目标的供应商, 哪个是关键的 成功的供应商伙伴关系.
当您决定需要一个新的IT合作伙伴来提供服务时, 创建报价请求(RFQ)或提案请求(RFP). 这些正式的文档允许供应商详细说明他们为您的业务服务的能力，并为那些计划提交提案的人创建一个共同的参考点. 贵公司的RFP或RFQ应包括:
- 引言和执行摘要
- 提供的服务
- 项目目标或期望的结果
- 所需的能力，包括大小和时间
- 有兴趣的供应商参考资料.
如果你有兴趣了解更多的供应商, 一定要邀请他们对你的方案投标.
一旦你过了提交提案的最后期限, 列出最能满足你需求的供应商. 与每个供应商举行一次或多次会议，以更好地了解他们能带来什么, 选择他们的建议而不是其他人的好处, 以及与他们合作的潜在缺点. 这也可以让你讨论价格和调整合同中应该包含的内容.
如果你发现没有一家公司能达到你的目标, 不要害怕改变RFQ要求和重新出价. 这将延迟雇佣供应商. 然而, 一开始就做好这一步可以确保你找到正确的匹配对象，从而为你以后节省麻烦.
第三步:协商合同
您的合同将有助于确保双方了解关系，并将有助于确保成功. 如果出现任何问题，合同应该在你决定接下来的步骤时提供清晰的信息. 一旦您对合同进行了微调，您就可以实现供应商并设置付款.
在合同签订之前，还有商量的余地. 在双方签字之前，确保不要释放其他合格的供应商. 该合同是一份具有法律约束力的协议，包括:
- 双方同意的条款
- 服务包括
- 日期的服务
- 商品和服务的成本
- 其他法律点, 如机密性, 产品的所有权, 如何处理数据, 适用法律, 竞业禁止或特殊情况.
两家公司都应设法将财务风险降至最低, 在法律上和操作上，同时也能获得有利的条款. 这一步可能需要一些时间, 但如果将来出现任何问题，你应该把重点放在所有方面.
第四步:供应商入职
一旦双方签署了合同，就是时候开始熟悉新的it供应商了. IT供应商管理策略的这一步包括让公司进入您的业务网络，以最大化效率和 简化流程.
收集文件, 比如保险和税收细节, 并确保您的供应商设置在内部业务系统中, 如应付款项. 确保双方都明白提交发票的方式和时间，以及你将如何支付.
如果您的供应商需要访问特定的软件或程序, 确保他们拥有正确的访问级别, 以及登录详细信息. 这可能需要一些培训和知识转移，因为供应商更详细地了解你的公司是如何运作的.
步骤5:跟踪IT供应商的表现
当你创建RFQ或RFP时，你列出了公司的需求. 接下来是IT供应商管理战略中的一个重要步骤:是时候使用这些期望的结果来建立关键绩效指标(kpi)来跟踪供应商的绩效了. 公司通常有一个仪表盘或平衡计分卡方法，帮助定义和评估从成本到交付的一切指标, 质量和更多的.
如果项目或服务遇到障碍，公司应该对供应商完全透明，并概述解决问题的过程. 每个供应商都应该了解您对它们进行评估的标准，以及这对成功意味着什么.
提前安排会议可能会有帮助, 不管他们是每周, 每月或每季度, 这样大家就能保持一致了, 您还可以在流程的早期进行沟通并提前预防任何潜在的问题.
步骤6:管理供应商风险
雇佣供应商并非没有风险. 尽可能地理解和降低风险是非常重要的. 概述潜在的安全, 隐私, 合规和其他风险，并为如何控制风险创建一个框架. 一旦您标记了一个风险，如果违反发生，请列出补救措施.
管理风险，特别是对IT来说，是成功的关键. 在一个日益网络化的世界里，安全或合规风险是普遍存在的. 采取所有必要的步骤，以确保您的供应商的性能不会扰乱您的业务运营，并概述当您收到漏洞警报时应采取的步骤.
最佳实践包括:
- 保留供应商清单
- 目录的风险
- 开发一个评估供应商的系统
- 创建多道风险防线，包括审计能力
- 制定应急计划
您可能永远不需要补救策略, 但是拥有一个并保持更新可以帮助你保护你的声誉和财务安全.
步骤7:持续的供应商管理
一旦你的供应商就位，管理好关系就很重要了. 提供战略更新，并就业务目标的变化进行沟通, 随着反馈, 所有这些都对保持双方都能受益的合作关系很重要.
- 沟通是关键: 与供应商建立强制性的定期会议. 开始时节奏可以更频繁, 然后，随着双方都理解了期望，了解了关系，他们之间的时间自然会增长. 确保在会议之间不要留下太多的空间, 因为现在是分享业务重点的时候, 策略和任何可能影响他们在你公司工作的事情.
- 争取长期伙伴关系: 在理想的情况下, 你的供应商应该是一个长期的合作伙伴, 因为频繁变化的供应商会影响质量. 确保双方都理解运营结构和商业模式, 所以在服务方面没有差距. 建立长期的合作关系对你的公司和供应商都是双赢的, 这通常会导致来自供应商更强的承诺, 优惠待遇,, 最终, 会导致成功.
- 保证值: 重要的是要确保结果是你的供应商承诺和合同上同意交付的. 密切关注其他提供类似服务的公司或个人，以确保你得到你所期望的质量. 如果你发现自满情绪开始出现，立即解决它. 挑战你的供应商，让他们像对待新客户一样对待你, 努力完成并超越设定的目标和指标.
结论
供应商为他们所服务的企业提供所需的和有价值的服务. 外包允许公司在保持合规的同时专注于他们的核心业务, 简化流程并创造效率.
创建一个健壮的IT供应商管理策略是一项艰巨的任务, 虽然一开始要做很多工作, 一旦框架就位, 你的战略(定期更新)将使你的公司在未来几年受益.
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